Como fazer um Planejamento financeiro escolar eficiente

Muitas escolas não têm o conhecimento dos seus principais gargalos, como a inadimplência. Isso porque não possuem um planejamento financeiro escolar eficiente, capaz de estabelecer uma previsão e o controle da receita.

É certo que não é possível prever o futuro e que imprevistos acontecem, mas saber onde e como sua escola estará daqui um ano garante antecipar imprevistos e um crescimento saudável.

Diante disso, a fim de preparar a sua escola para um ano letivo mais tranquilo aqui temos algumas visões e como você pode fazer um planejamento financeiro escolar eficiente. Vamos lá?

Processos financeiros na gestão escolar: como otimizá-los

A importância do planejamento financeiro

Antes de tudo, precisamos elencar a importância e os objetivos do planejamento financeiro escolar. 

Ele é essencial para organização financeira, garantindo que as necessidades da escola sejam supridas com segurança e tranquilidade. 

Além disso, tem grande importância no estabelecimento de metas, prever possíveis cenários, como inadimplência ou menos alunos matriculados, e também saber como calcular os recursos disponíveis para possíveis melhorias.

O planejamento financeiro, além de importante, promove vantagens para instituição, como:

• Oferece apoio e proteção à escola: um planejamento eficiente fornece equilíbrio nas receitas e despesas, promovendo a melhoria do fluxo de trabalho dentro da instituição e da capacidade da escola de financiar atividades necessárias e recreativas;
• Desenvolve planos para administrar a receita da escola: estabelece regras e planos para onde os recursos serão direcionados pelo seu grau de necessidade, permitindo também a oportunidade de obtenção de retornos financeiros no curto e no longo prazo.
• Contribui para as decisões financeiras: o planejamento torna a tomada de decisão mais rápida, proporcionando uma visão mais clara para administrar os recursos da instituição;
• Promove a harmonia entre os sistemas escolares: a importância do planejamento financeiro nas escolas promove a harmonia e interdependência entre as diferentes administrações escolares, assim, torna-se mais fácil atingir os objetivos desejados e atender ao processo educacional.

Como fazer um planejamento financeiro escolar eficiente

Agora que você entendeu a importância do planejamento financeiro para sua escola, chegou a hora de conhecer pontos importantes para prepará-lo de forma eficiente e que dê resultados positivos.

Tenha metas e objetivos bem definidos

Quando sabemos para onde queremos ir, é possível saber quais os caminhos necessários para chegar. E isso vale para as escolas também. 

E isso só pode ser visualizado se temos metas e objetivos definidos. Portanto, se sua escola deseja aumentar o número de matrículas no próximo ano, por exemplo, no seu planejamento financeiro deve ter verba necessária para o marketing. 

Além das metas pedagógicas e de crescimento, há metas financeiras que a sua escola também precisa estabelecer. Aqui temos algumas:

• Redução dos custos: coloque no seu planejamento todos os gastos atuais e a receita direcionada a eles, a partir disso estabeleça ações que possibilitem reduzir esses custos. Você pode começar pelos custos fixos, como a conta de água, assim, você pode procurar maneiras sustentáveis;
• Otimização dos processos: isso irá ajudar na tomada de decisões e na produtividade da equipe, possibilitando o melhor direcionamento dos recursos, maior satisfação dos alunos e famílias, e menos erros na gestão escolar;
• Redução da inadimplência: mesmo que esse seja o maior desafio dos gestores, a redução da inadimplência precisa ser uma meta financeira que deve estar no seu planejamento, pois afeta diretamente na sua receita mensal. Vale aqui investir em sistemas financeiros escolares que possam ajudar no cumprimento da meta;
• Aumento no número de matrículas e vendas de outros serviços da escola: essa é uma das metas mais importantes para qualquer instituição, uma vez que ela está diretamente ligada à receita da escola, então, é importante colocar recursos que viabilizem seu cumprimento de forma eficiente e alcançável.

Logo mais falaremos de um recurso/ferramenta que será fundamental para que sua escola alcance as metas acima estabelecidas.

Saiba quais os recursos disponíveis

Como dito anteriormente, para que sua escola alcance as metas e objetivos estabelecidos, é necessário que você saiba quais os recursos disponíveis.

Nem sempre sua escola terá todos os recursos, mas quando você tem essa visão, é possível colocar no seu planejamento financeiro o valor mensal necessário para alcançar o objetivo específico. 

Para isso, é muito importante que as finanças da escola tenha previsibilidade e um eficaz controle das receitas e despesas, a fim de saber quanto a instituição pode “guardar” mensalmente para tal objetivo.

Visualize os cenários possíveis

Aqui será essencial que sua escola tenha dados financeiros dos anos anteriores, para que assim possa ser feito uma estimativa dos cenários futuros.

Por exemplo, se você tem como meta o aumento de alunos matriculados, baseado nos números de anos anteriores, calcule uma estimativa de quantos alunos se pode contar, a inadimplência e as desistências.

Assim, pode-se ter uma visão geral de, pelo menos, três cenários possíveis para alcançar a sua meta:

• Um com resultados acima da média prevista;
• Um com receita inferior à prevista e;
• Uma considerada como “normal”.

Dessa forma, no seu planejamento financeiro deve ter para cada cenário:

• Uma adaptação das metas estabelecidas;
• Uma estimativa de ações prévias.

Como o EduPay pode ajudar no planejamento financeiro

Um ponto importante para fazer um planejamento financeiro eficiente, talvez o mais importante, é a previsibilidade do fluxo de caixa.

Afinal, uma vez que sua escola tem o controle de entradas e saídas financeiras, é possível manter as contas organizadas, pensar em investimentos de melhorias para qualidade da educação na instituição e realizar demais projeções futuras de crescimento.

Com o EduPay, a você consegue ter essa previsão de caixa, pois com a solução sua escola consegue realizar:

• A automação de cobranças: com planos de mensalidades e outras cobranças em poucos cliques;
• Viabiliza uma variedade nos meios de pagamento para as famílias: facilitando o pagamento, há mais chances de recebimento, consequentemente, a redução de inadimplência;
• Gestão completa das rematrículas: do pagamento à assinatura de contrato, em poucos cliques você proporciona uma nova experiência às famílias.

Como você pode perceber, o planejamento financeiro escolar contribui sobretudo para a prosperidade do processo educativo e para a concretização de metas e objetivos da escola, proporcionando um crescimento saudável.

Para finalizar, precisamos perguntar: Como vai estar a sua escola daqui um ano?

Fonte:

Suno