Como elaborar um relatório de gestão escolar eficiente

Para manter o bom funcionamento e alcançar o sucesso a longo prazo, os gestores precisam de algo mais: informações organizadas e precisas. É aqui que entra o relatório de gestão escolar.

Isso se dá, principalmente, por que hoje estamos vivenciando uma nova fase na gestão escolar: a da gestão baseada em dados.

E é exatamente nisso, nos DADOS, que o gestor precisará se basear na hora de elaborar seu relatório.

Mas não é apenas um amontoado de dados, mas sim um mapa estratégico que ajuda a entender o presente da escola e traçar o caminho para o futuro. 

Ao compilar informações de diversas áreas — como desempenho acadêmico, gestão financeira e engajamento das famílias —, um relatório bem estruturado permite que o gestor escolar tome decisões mais acertadas e transforme desafios em oportunidades de crescimento.

E aqui você vai descobrir como montar e analisar relatórios de gestão que realmente fazem a diferença.

Está pronto para transformar a forma como você gerencia sua escola?

O que é um relatório de gestão escolar?

O relatório de gestão escolar pode ser descrito como uma ferramenta essencial para qualquer instituição de ensino que deseja manter controle, transparência e eficiência em sua administração.

Trata-se de uma análise estratégica que permite ao gestor escolar visualizar o desempenho da escola de maneira ampla, identificando áreas que precisam de melhorias e celebrando conquistas.

Esses relatórios são compostos por uma série de informações coletadas das diversas áreas da instituição, desde indicadores acadêmicos até a gestão financeira, passando pelo engajamento de alunos e famílias. 

Cada dado serve como uma peça de um quebra-cabeça que, quando montado, oferece uma visão clara e completa da saúde da escola.

Ao apresentar dados de forma clara e estruturada, o relatório possibilita que os gestores tomem melhores decisões, baseadas em fatos e números reais, e não em suposições. Isso ajuda a:

• Detectar problemas antes que se tornem críticos.
• Avaliar o impacto de decisões anteriores, como mudanças no currículo ou ajustes financeiros.
• Traçar metas realistas e monitorar o progresso em direção a essas metas.
• Propor melhorias contínuas em áreas específicas com base nos dados obtidos.

Desse modo, é muito importante que a escola tenha como obtê-los de forma integrada, para garantir a agilidade e a automatização de todas as informações. 

Após ter esses dados em mãos, de forma fácil, é hora de partir para a mão na massa! 

4 tendências para o marketing educacional em 2024

Como estruturar o relatório?

Elaborar um relatório de gestão escolar eficiente requer organização e clareza. 

Isso porque, como mencionado anteriormente, um relatório bem elaborado não só oferece uma visão completa do desempenho da escola, como também serve de base para ações corretivas e melhorias estratégicas.

Então, para ajudar você a elaborar relatórios que realmente façam a diferença, reunimos aqui os principais passos para uma estrutura organizada e eficaz.

1. Defina os objetivos do seu relatório

Importante: a definição do objetivo deve começar muito antes da coleta de dados e da organização das informações.

Para isso, se faça as seguintes perguntas:

• O que desejo avaliar?
• O relatório será focado na gestão financeira da escola? No desempenho acadêmico dos alunos? No engajamento das famílias?
• Ou será uma análise mais abrangente, cobrindo todas essas áreas?

Definir o objetivo claro do relatório ajuda a garantir que os dados coletados sejam relevantes e que a análise seja direcionada para as necessidades atuais da escola. 

2 – Saiba qual o seu público-alvo

Outro ponto essencial é saber para quem você irá apresentar seu relatório. 

Isso ajudará você a definir melhor a linguagem, uma vez que diferentes públicos dentro da comunidade escolar têm necessidades distintas, e a apresentação do relatório deve ser adaptada de acordo com eles.

Aqui estão alguns exemplos de públicos-alvo e suas necessidades:

• Gestores Escolares e Coordenadores: como esses são os principais tomadores de decisões estratégicas. Precisam de relatórios claros e detalhados, que ofereçam uma visão abrangente sobre o desempenho acadêmico, financeiro e operacional da escola.

Foque em indicadores-chave de desempenho (KPIs), análise de tendências e recomendações práticas para futuras ações;

• Diretores Financeiros: esse público busca informações mais técnicas e específicas relacionadas à saúde financeira da escola. Relatórios financeiros detalhados, com indicadores como fluxo de caixa, inadimplência e receitas e despesas, são fundamentais.

Foque no detalhamento, com destaque em números e projeções;

• Professores e Coordenadores Pedagógicos: Para esse grupo, o foco deve ser no desempenho acadêmico e na qualidade do ensino.

Foque em relatórios de notas, frequência escolar e avaliações são essenciais para entender como os alunos estão evoluindo;

3 – Colete os dados da sua escola

Aqui é o ponto-chave do seu relatório de gestão, é onde você deve escolher os indicadores-chave.

Os indicadores mais importantes são:

• Acadêmicos: Desempenho dos alunos por disciplina, médias de notas, taxas de aprovação e reprovação, frequência escolar, entre outros. Esses dados mostram como está a qualidade do ensino e o progresso dos alunos.
• Financeiros: Fluxo de caixa, inadimplência, custos operacionais, receitas de mensalidades e taxas de matrícula. Essas informações fornecem uma visão clara da saúde financeira da escola.
• Engajamento: Participação dos pais em reuniões, eventos, frequência de interação no aplicativo da escola, e feedback das famílias. Esses dados são valiosos para entender o nível de conexão entre a escola e as famílias.
• Atendimento: Avaliação da qualidade dos serviços prestados aos alunos e pais, como atendimento ao cliente, resolução de problemas e satisfação geral com os serviços escolares.

A coleta de dados deve ser sistemática e, sempre que possível, automatizada. 

Soluções completas, como o SuperApp Agenda Edu, que permite toda integração com o seu sistema de gestão pode ser de grande ajuda, economizando tempo e garantindo maior precisão.

4 – Organize o conteúdo visualmente

A forma como seu relatório será apresentado também é essencial para o entendimento e análise. 

Um bom relatório deve ser fácil de entender, com informações dispostas de forma clara e objetiva. 

Para isso, você pode optar por uso de gráficos e tabelas para realizar análises comparativas. 

No caso de um relatório financeiro, por exemplo, KPIs como a taxa de inadimplência ou o custo por aluno podem ser destacados no início do documento, garantindo que o leitor já tenha uma ideia clara dos pontos principais antes de entrar nos detalhes.

E sempre faça um resumo, contendo os principais pontos de análise e as conclusões mais relevantes.

Não esqueça também de identificar tendências, e comparar os resultados obtidos com as metas estabelecidas para sua escola. Se o desempenho está abaixo do esperado, é hora de entender o porquê e ajustar as estratégias.

Além de interpretar os dados, um bom relatório oferece recomendações concretas. Sugira ações corretivas, melhorias ou novos investimentos com base nas informações apresentadas.

Com essa estrutura, o gestor escolar pode produzir relatórios de gestão escolar claros, acionáveis e ajustados às necessidades de cada público-alvo, facilitando a gestão eficiente e estratégica da escola.

Além disso, pode contar com soluções práticas que integre todas as áreas da escola de forma fácil e rápida, como o SuperApp, que fornece relatórios necessários, juntamente com um Monitor de Integrações que ajudam ainda mais na coleta de dados.

Quer saber mais? Clique aqui.