História de sucesso: São Tomás de Aquino deixa WhatsApp por agenda digital

Escola com duas unidades utiliza Agenda Edu depois de dificuldades com agenda de papel e aplicativos de mensagens

Imagina uma escola que recebe centenas, milhares de mensagens por dia no WhatsApp. Os professores e gestores não conseguem dar conta de tanta demanda, as informações se perdem e saem do controle. 

Era isso que acontecia no Centro Educacional São Tomás de Aquino. Mas, eles tomaram um passo à frente em direção à inovação e implantaram uma agenda digital para otimizar a comunicação e trabalho da equipe. 

Conheça a história desta escola:

Uma indicação de sucesso

A escola de Nova Lima, Minas Gerais, foi criada há 31 anos para suprir a demanda de Educação Infantil da cidade e de lá para cá já passou por grandes mudanças. Fundada com o nome “Pé de Moleque”, a instituição mudou para São Tomás de Aquino e hoje atende todos os segmentos, até o Ensino Médio. 

Já são 2 unidades e um longo caminho de sucesso, mas ainda faltava uma pecinha para completar esse quebra-cabeça e oferecer soluções completas para alunos e famílias.

A escola conheceu a Agenda Edu por indicação do parceiro Sophia Software, que já é o sistema de gestão escolar utilizado pela instituição. Foi decidido então dar um voto de confiança e testar a plataforma, conta Karina Andrade, profissional de Tecnologia da Informação (TI).  

“Me surpreendeu! Ao mesmo tempo que muitos pais eram resistentes, eles viram que era a melhor forma de comunicação. Hoje eu penso ‘como eu fazia antes?’, hoje eu tô muito melhor, agora tá deslizando igual manteiga (risos).”

WhatsApp nunca mais

O São Tomás de Aquino começou a usar a Agenda Edu em fevereiro de 2021 e antes disso precisou passar pela pandemia somente com ajuda do WhatsApp. A experiência não foi nada satisfatória. 

“A gente sentiu muita falta da comunicação, pegou a gente de surpresa. Todo mundo foi para casa, ninguém sabia como fazer aula online, a gente estava no escuro. Tivemos que mudar tudo de um dia para o outro, em menos de uma semana.”

Muitas escolas passaram pela mesma experiência e a São Tomás de Aquino decidiu utilizar o Google Classroom, fazendo o cadastro de aluno por aluno para suprir a demanda de aulas remotas. 

Agenda de papel x WhatsApp

E antes disso, como funcionava? Com as famosas agendas de papel. “Como a gente sobrevivia antes? Fazia ligação, a professora recolhia todas as agendas, separava na mesa, a coordenação tinha que dar visto em todas. A mesa ficava lotada de agenda. Não temos saudade dessa época”, conta Karina. 

Com o WhatsApp, as coisas não melhoraram. Durante a pandemia, a escola criou vários canais enquanto estavam todos em casa. Um para suporte, outro para coordenação de cada segmento, financeiro, direção. 

“Eu era o suporte e meu WhatsApp bombava de pais. Todo mundo se comunicava por lá, a equipe ficava escrava disso. Não era confiável, muita coisa ficava exposta, as conversas eram informais.”

Faça a comparação: WhatsApp x agenda de papel x agenda digital

Campanha de engajamento

Depois da implantação da Agenda Edu, é comum a escola sentir resistência de alguns responsáveis e até mesmo da equipe. Por isso, a dica da São Tomás de Aquino é implantar uma cultura da importância da comunicação. 

Eles fizeram um desmame do WhatsApp, enviando mensagens informando que a partir de uma certa data todos os comunicados seriam feitos pela agenda digital.

Com ajuda do time de engajamento da Agenda Edu, a escola também está planejando campanhas com os alunos para usarem o aplicativo. A ideia é fazer um ranking das turmas com os estudantes que mais acessarem e interagirem para ganhar pontos e premiações. 

Uma nova comunicação com segurança

Um dos grandes diferenciais para a escola é a confiança em usar a Agenda Edu e saber que todos os dados estão seguros de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), o que não acontece no WhatsApp. 

LGPD: Como as escolas serão impactadas pela Lei Geral de Proteção de Dados

Hoje, a coordenação consegue visualizar toda a comunicação e otimizar o tempo de trabalho. Ninguém fica sobrecarregado e as informações estão acessíveis e seguras. 

“O que eu acho mais interessante são os comunicados. Não precisamos mais ficar folheando agenda, os bilhetes de papel se perdiam. Na Agenda Edu eu consigo ver os comunicados antigos, todo o histórico. Eu fico mais segura sabendo o que já foi feito”, explica Karina. 

A equipe do São Tomás de Aquino também se esforça para utilizar imagens, escrever textos personalizados e responder as mensagens quase imediatamente, melhorando a experiência dos alunos e responsáveis. 

“A gente chama de Dudu. Quando cai a internet, a gente sente uma falta do Dudu (risos). Hoje não conseguimos imaginar a nossa comunicação sem Agenda Edu.”